Ви отримали документ із КЕП — акт, договір чи наказ. Перш ніж брати його в роботу, варто переконатися, що підпис справжній, сертифікат чинний, а сам файл ніхто не змінював після підписання. Розберімо, як це зробити за кілька хвилин і як читати результати перевірки.
Навіщо взагалі перевіряти підпис
Електронний підпис — це не картинка з розчерком, а криптографічні дані, які можна об’єктивно перевірити. Перевірка відповідає одразу на три питання:
- Хто підписав. Підпис однозначно пов’язаний із сертифікатом конкретної особи чи організації — ви бачите ПІБ, компанію та код ЄДРПОУ або РНОКПП.
- Чи не змінювався документ. Якщо після підписання у файлі змінили хоч один символ, перевірка це виявить — у цьому головна перевага КЕП перед власноручним підписом.
- Коли підписано і чи був сертифікат чинним. Позначка часу фіксує момент підписання, а перевірка підтверджує, що на той момент сертифікат не був простроченим чи відкликаним.
Для бухгалтера чи юриста це базова гігієна: неперевірений підпис на первинному документі або договорі — потенційний спір у майбутньому.
Спосіб 1: державний онлайн-сервіс
В Україні працює офіційний державний сервіс перевірки електронних підписів — його підтримує центральний засвідчувальний орган, а аналогічна перевірка доступна і в екосистемі «Дія». Механіка проста:
- Відкрийте сервіс перевірки у браузері.
- Завантажте підписаний файл (і окремий файл підпису, якщо підпис зовнішній).
- Отримайте протокол перевірки: хто підписав, коли, яким сертифікатом і чи цілісний документ.
Цей спосіб універсальний і безкоштовний: він працює з будь-яким файлом незалежно від того, в якій системі його підписували. Мінус — усе вручну: кожен документ треба завантажувати окремо, а протокол зберігати самостійно.
Спосіб 2: вбудована перевірка в системі ЕДО
Якщо ви обмінюєтеся документами через систему електронного документообігу, перевірка відбувається автоматично. В еОбіг статус підпису видно просто на документі: система сама валідує кожен накладений КЕП і показує, ким і коли підписано та чи чинний сертифікат. Криптографічне ядро платформи має позитивний експертний висновок Держспецзв’язку, тож результатам можна довіряти так само, як державному сервісу.
Це зручно в потоці: коли контрагент повертає підписаний акт через онлайн-обмін документами, вам не треба нікуди нічого завантажувати — статус підпису вже на екрані, а підписаний оригінал лягає в електронний архів разом з історією дій.
Як читати результати перевірки
Типовий протокол перевірки містить кілька блоків. Ось що означає кожен із них:
| Що перевіряється | Що означає позитивний результат |
|---|---|
| Цілісність документа | Файл не змінювався після накладання підпису |
| Підписувач | Встановлено особу/організацію: ПІБ, компанія, код ЄДРПОУ чи РНОКПП |
| Чинність сертифіката | Сертифікат був дійсним на момент підписання: не прострочений і не відкликаний |
| Час підписання | Зафіксовано момент накладання підпису (позначка часу) |
| Тип підпису | Підпис є кваліфікованим (КЕП), тобто прирівнюється до власноручного |
Якщо всі пункти зелені — документ можна вважати юридично повноцінним оригіналом. Докладніше про правовий бік — у статті про юридичну силу електронного підпису.
Чому підпис може «не пройти перевірку»
Негативний результат — не завжди підробка. Найчастіші причини прозаїчні:
- Файл змінили після підписання. Наприклад, документ повторно зберегли, конвертували в інший формат або «підправили» перед відправкою. Підпис при цьому руйнується.
- Перевіряють не той файл. Якщо підпис зовнішній (окремим файлом), а на перевірку завантажили лише документ або не ту пару файлів.
- Сертифікат прострочений або відкликаний. Ключі видаються на обмежений строк; якщо підписали простроченим ключем, підпис нечинний.
- Підпис не кваліфікований. Просте факсиміле чи вставлена картинка підписом не є — перевірку проходить лише криптографічний підпис.
- Технічний формат. Рідше трапляються проблеми зі старими чи нестандартними форматами підпису, які конкретний сервіс не підтримує.
Якщо перевірка не пройшла — не підписуйте документ у відповідь і не беріть його до обліку. Попросіть контрагента надіслати коректний підписаний оригінал; у системі ЕДО така ситуація майже виключена, бо валідація відбувається ще на етапі накладання підпису.
Коротко про головне
- Перевірка підпису підтверджує три речі: хто підписав, коли і чи не змінювався документ.
- Разові перевірки зручно робити через державний онлайн-сервіс; у потоці — через вбудовану валідацію системи ЕДО.
- В еОбіг статус кожного підпису видно просто на документі, без ручних завантажень.
- «Підпис не пройшов перевірку» найчастіше означає змінений файл або прострочений сертифікат, а не підробку.
- Неперевірений підпис на договорі чи первинці — зайвий ризик, який усувається за хвилину.
Хочете, щоб підписи перевірялися автоматично, а підписання відбувалося прямо в браузері? Почніть безкоштовно на portal.eobig.com або замовте демонстрацію — покажемо, як це працює на ваших документах.