Акт выполненных работ (или оказанных услуг) — это документ, который ежемесячно закрывает расчёты между ФЛП и заказчиком. Печатать его, подписывать вручную и пересылать почтой или курьером — пустая трата времени, особенно когда заказчик в другом городе или за границей. Электронный акт с подписью КЭП решает это за минуты и имеет полную юридическую силу. Разберём, как его оформить.
Электронный акт — это первичный документ
Акт выполненных работ относится к первичным документам бухучёта. Закон разрешает составлять первичку в электронной форме, а подпись КЭП придаёт ей такую же юридическую силу, как собственноручная на бумаге. То есть электронный акт, подписанный КЭП обеих сторон, — полноценное основание для учёта доходов и расходов. Подробнее — в материале электронные первичные документы.
Для ФЛП это особенно удобно: не нужно держать принтер, хранить бумажные стопки и возить оригиналы — всё оформляется и хранится в кабинете.
Что нужно, чтобы подписать акт электронно
- КЭП ФЛП — файловый ключ, Дія.Підпис или другой носитель.
- Сам акт — готовый файл (Word/PDF) или составленный в сервисе.
- Заказчик, который поставит свою подпись — даже если у него нет аккаунта в сервисе.
Никаких плагинов, расширений или отдельных программ для подписи не нужно — всё работает в браузере.
Как оформить акт выполненных работ онлайн: шаг за шагом
- Создайте или загрузите акт в кабинете еОбіг. Типовой акт удобно сделать шаблоном и ежемесячно менять только сумму и период; ИИ-помощник поможет сформировать текст.
- Подпишите своим КЭП прямо в браузере. Как это устроено — в статье как подписать документ онлайн без плагинов.
- Отправьте заказчику на подпись. Если он не пользуется сервисом — воспользуйтесь ссылкой без регистрации: заказчик откроет акт и подпишет своим КЭП без создания аккаунта.
- Получите двусторонне подписанный акт. Подписанная копия остаётся у обеих сторон, а вы видите статус в реальном времени.
Заказчик за границей: важный нюанс
ФЛП-фрилансеры часто работают с заказчиками из ЕС или других стран. Иностранный контрагент, как правило, не имеет украинского КЭП. В таких случаях стоит заранее согласовать, какая подпись приемлема: украинский КЭП, квалифицированная подпись по европейскому регламенту eIDAS (QES) или другой формат, согласованный в самом договоре. Для расчётов внутри Украины между ФЛП и украинскими компаниями достаточно КЭП обеих сторон.
Почему это выгодно ФЛП
| Бумажный акт | Электронный акт с КЭП |
|---|---|
| Печать, подпись, курьер/почта | Несколько минут в браузере |
| Оригинал может потеряться в пути | Подписанная копия сразу у обеих сторон |
| Сложно найти акт за прошлый период | Поиск в архиве за секунды |
| Привязка к географии | Заказчик подписывает из любой точки |
О других сценариях для микробизнеса — в материале ЭДО для малого бизнеса и ФЛП.
Хранение и налоговая
Электронный акт, подписанный КЭП, принимают налоговая и контролирующие органы наравне с бумажным. Каждая подпись фиксируется со временем и данными подписанта, а история событий документа остаётся как аудиторский след. Подписанные акты храните в защищённом архиве; о сроках — в статье сколько хранить электронные документы.
Коротко о главном
- Электронный акт выполненных работ — полноценный первичный документ; КЭП придаёт ему юридическую силу наравне с бумажным.
- ФЛП подписывает акт в браузере за минуты, без плагинов и принтера.
- Заказчик подписывает по ссылке без регистрации; для иностранных клиентов формат подписи стоит согласовать в договоре.
- Подписанные акты хранятся с аудиторским следом и быстрым поиском в архиве.
Начните бесплатно на portal.eobig.com или закажите демонстрацию — и закройте первый акт с заказчиком онлайн, без бумаги и почты.