Акт виконаних робіт (або наданих послуг) — це документ, який щомісяця закриває розрахунки між ФОП і замовником. Друкувати його, підписувати вручну й пересилати поштою чи кур'єром — марна трата часу, особливо коли замовник в іншому місті або за кордоном. Електронний акт із підписом КЕП вирішує це за хвилини й має повну юридичну силу. Розберемо, як його оформити.
Електронний акт — це первинний документ
Акт виконаних робіт належить до первинних документів бухобліку. Закон дозволяє складати первинку в електронній формі, а підпис КЕП надає їй такої самої юридичної сили, як власноручний на папері. Тобто електронний акт, підписаний КЕП обох сторін, — повноцінна підстава для обліку доходів і витрат. Докладніше про це — у матеріалі електронні первинні документи.
Для ФОП це особливо зручно: не треба тримати принтер, зберігати паперові стоси й возити оригінали — усе оформлюється й зберігається в кабінеті.
Що потрібно, щоб підписати акт електронно
- КЕП ФОП — файловий ключ, Дія.Підпис чи інший носій.
- Сам акт — готовий файл (Word/PDF) або складений у сервісі.
- Замовник, який поставить свій підпис — навіть якщо він не має акаунта в сервісі.
Жодних плагінів, розширень чи окремих програм для підпису не потрібно — все працює у браузері.
Як оформити акт виконаних робіт онлайн: крок за кроком
- Створіть або завантажте акт у кабінеті еОбіг. Типовий акт зручно зробити шаблоном і щомісяця лише міняти суму й період; ШІ-помічник допоможе сформувати текст.
- Підпишіть своїм КЕП прямо у браузері. Як це влаштовано — у статті як підписати документ онлайн без плагінів.
- Надішліть замовнику на підпис. Якщо він не користується сервісом — скористайтеся посиланням без реєстрації: замовник відкриє акт і підпише своїм КЕП без створення акаунта.
- Отримайте двосторонньо підписаний акт. Підписана копія лишається в обох сторін, а ви бачите статус у реальному часі.
Замовник за кордоном: важливий нюанс
ФОП-фрилансери часто працюють із замовниками з ЄС чи інших країн. Іноземний контрагент, як правило, не має українського КЕП. У таких випадках варто заздалегідь узгодити, який підпис прийнятний: український КЕП, кваліфікований підпис за європейським регламентом eIDAS (QES) чи інший формат, погоджений у самому договорі. Для розрахунків усередині України між ФОП і українськими компаніями достатньо КЕП обох сторін.
Чому це вигідно ФОП
| Паперовий акт | Електронний акт з КЕП |
|---|---|
| Друк, підпис, кур'єр/пошта | Кілька хвилин у браузері |
| Оригінал може загубитися в дорозі | Підписана копія одразу в обох сторін |
| Складно знайти акт за минулий період | Пошук в архіві за секунди |
| Прив'язка до географії | Замовник підписує з будь-якої точки |
Про інші сценарії для мікробізнесу — у матеріалі ЕДО для малого бізнесу і ФОП.
Зберігання й податкова
Електронний акт, підписаний КЕП, приймають податкова та контролюючі органи нарівні з паперовим. Кожен підпис фіксується з часом і даними підписанта, а історія подій документа лишається як аудиторський слід. Підписані акти зберігайте в захищеному архіві; про строки — у статті скільки зберігати електронні документи.
Коротко про головне
- Електронний акт виконаних робіт — повноцінний первинний документ; КЕП надає йому юридичної сили нарівні з паперовим.
- ФОП підписує акт у браузері за хвилини, без плагінів і принтера.
- Замовник підписує за посиланням без реєстрації; для іноземних клієнтів формат підпису варто узгодити в договорі.
- Підписані акти зберігаються з аудиторським слідом і швидким пошуком в архіві.
Почніть безкоштовно на portal.eobig.com або замовте демонстрацію — і закрийте перший акт із замовником онлайн, без паперу й пошти.