Наказ про прийняття на роботу — розпорядчий документ, яким роботодавець оформлює нового працівника. Вище — генератор, де наказ про прийняття на роботу зразок 2026 року складається за кілька хвилин: вводите роботодавця, працівника, посаду, оклад і дату початку роботи, скачуєте PDF або Word чи підписуєте КЕП прямо на сторінці. Нижче — що обов'язково вказати в наказі, як не запізнитися з повідомленням до податкової і як ознайомити працівника.
Коли потрібен наказ про прийняття на роботу
За статтею 24 КЗпП працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, і без повідомлення податкової. Тобто наказ потрібен завжди — і коли ви уклали письмовий трудовий договір, і коли домовилися усно.
Наказ видає той, хто має право наймати: директор ТОВ або сам ФОП. Для ФОП документ часто називають розпорядженням, але зміст той самий.
Повідомлення ДПС — до початку роботи
Найважливіше правило: повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до податкової до того, як людина почне працювати. Порядок затверджено постановою Кабінету Міністрів від 17.06.2015 № 413. Повідомлення можна подати в електронному кабінеті платника.
Типова ситуація: офіціант вийшов на зміну в п'ятницю, а наказ і повідомлення оформили в понеділок. Формально це вже допуск до роботи без оформлення, за який КЗпП передбачає один з найбільших штрафів у трудовому законодавстві (ст. 265 КЗпП). Тож спершу — наказ і повідомлення, потім — перша зміна.
Що вказати в наказі про прийняття
У наказі мають бути:
- номер, дата й місце видання — дата наказу не пізніше першого робочого дня;
- роботодавець — назва і код ЄДРПОУ або ПІБ і РНОКПП для ФОП;
- працівник — ПІБ і РНОКПП;
- посада і структурний підрозділ — назва посади, як у штатному розписі;
- дата початку роботи;
- вид трудового договору — безстроковий чи строковий із датою закінчення;
- режим роботи — повний чи неповний робочий час, дистанційна або надомна робота;
- посадовий оклад — цифрами й прописом;
- випробування — якщо його встановлено;
- підстава — заява працівника, трудовий договір.
Генератор виводить параметри працівника таблицею в називному відмінку. Так не доведеться відмінювати ПІБ і посаду вручну, а наказ читається однозначно.
Наказ і трудовий договір: у чому різниця
Трудовий договір — це домовленість двох сторін: умови праці, оклад, режим, відпустка, права й обов'язки. Наказ — одностороннє рішення роботодавця, яке фіксує факт прийняття і ключові умови. Договір підписують обидві сторони, наказ — керівник, а працівник лише ознайомлюється з ним.
Умови в обох документах мають збігатися: посада, дата початку, оклад, випробування, режим роботи. Якщо в договорі стоїть одне, а в наказі інше, це привід для спору з працівником і питань під час перевірки.
Випробування і оклад: на що зважати
Якщо ви хочете встановити випробування, його обов'язково зазначають у наказі (ст. 26 КЗпП). Інакше працівник вважається прийнятим без випробування. Максимальний строк — три місяці, для робітників — один місяць (ст. 27 КЗпП).
Оклад за повну ставку не може бути меншим за мінімальну заробітну плату — з 1 січня 2026 року це 8 647 грн на місяць. Для неповного робочого часу зарплата нараховується пропорційно відпрацьованому часу.
Ознайомлення працівника з наказом
Працівника ознайомлюють з наказом під підпис. У шаблоні для цього є рядок «З наказом ознайомлений(а)» з місцем для підпису й дати. До початку роботи також треба ознайомити працівника з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовою інструкцією (ст. 29 КЗпП).
Типові помилки в наказі
- Наказ датовано пізніше, ніж працівник вийшов на роботу. Це прямий ризик штрафу за неоформленого працівника.
- Випробування є в договорі, але немає в наказі. Тоді випробування фактично не встановлено.
- Посада в наказі й договорі називається по-різному. Звірте назву з штатним розписом і Класифікатором професій.
- Немає підпису працівника. Без ознайомлення складно довести, що людина знала умови прийняття.
- Повідомлення до податкової забули або подали пізно. Поставте нагадування на день підписання наказу.
Підписання наказу КЕП
Наказ можна не друкувати. Керівник підписує його кваліфікованим електронним підписом, а працівник ознайомлюється й підписує Дія.Підписом або іншим КЕП. Електронний підпис рівноцінний власноручному — детальніше в статті про юридичну силу електронного підпису.
На цій сторінці наказ підписується файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID. Ключ не покидає браузер, а результат — файл .p7s і PDF-копія з відміткою про підпис. Щоб надіслати наказ працівнику на ознайомлення і бачити статус, зареєструйтеся в еОбіг безкоштовно. Працівнику реєстрація не потрібна — він підписує за посиланням. Як перевести кадрові документи в електронну форму, розповідаємо в статті про електронні кадрові документи.
Як заповнити документ у генераторі
- Вкажіть роботодавця і керівника, який підписує наказ.
- Заповніть дані працівника: ПІБ і РНОКПП.
- Впишіть посаду, підрозділ, дату початку роботи й оберіть вид договору та режим роботи.
- Вкажіть оклад і випробування, якщо воно є.
- Введіть номер і дату наказу та підставу, перевірте прев'ю.
- Скачайте наказ у PDF або Word чи підпишіть його КЕП на сторінці.
Реквізити роботодавця й чернетка зберігаються у вашому браузері.
Пов'язані кадрові документи
Наказ зазвичай видають разом із трудовим договором. Якщо почати з договору, наказ про прийняття можна створити одразу — з тими самими даними працівника, посадою, окладом і датою початку. Коли трудові відносини завершуються, знадобиться наказ про звільнення.