Заява на відпустку — короткий документ, яким працівник просить роботодавця надати відпустку на конкретні дати. Вище — генератор, де заява на відпустку зразок 2026 року складається за дві хвилини: вписуєте, кому і від кого, обираєте вид відпустки й дати, а кількість календарних днів генератор рахує сам. Готову заяву можна скачати в PDF чи Word або підписати Дія.Підписом прямо на сторінці.
Коли потрібна заява на відпустку
Заява — підстава для наказу про відпустку. Навіть якщо в компанії є графік відпусток, заява допомагає зафіксувати точні дати й уникнути суперечок. Без неї не обійтися, коли йдеться про відпустку поза графіком, частину відпустки, відпустку без збереження заробітної плати чи навчальну.
Заяву подають керівнику або в кадрову службу. Якщо подаєте паперову, попросіть поставити на своєму примірнику відмітку про отримання з датою — так легше довести, коли саме ви звернулися.
Подайте заяву заздалегідь, щоб роботодавець встиг видати наказ і нарахувати відпускні. За ст. 115 КЗпП відпускні виплачують не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.
Види відпусток у генераторі
- Щорічна основна відпустка — щонайменше 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік (ст. 6 Закону «Про відпустки»). Її можна ділити на частини, але одна з частин має бути не менше 14 календарних днів.
- Відпустка без збереження заробітної плати — у випадках, передбачених законом, або за згодою з роботодавцем. Причину варто вказати в полі «Причина або підстава».
- Щорічна додаткова відпустка — за роботу зі шкідливими чи важкими умовами, за особливий характер праці та в інших випадках, передбачених законом або колективним договором.
- Навчальна відпустка — у документі вона називається «додаткова відпустка у зв'язку з навчанням». Підстава — довідка-виклик від закладу освіти.
- Соціальна відпустка на дітей — працівникам, які мають дітей, за ст. 19 Закону «Про відпустки». Умови і тривалість залежать від складу сім'ї, тому перевірте їх у кадровика.
Право на щорічну відпустку за перший рік роботи зазвичай з'являється після шести місяців безперервної роботи в компанії.
Відпустка під час воєнного стану: правила 2026 року
Під час воєнного стану діє Закон № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Він дозволяє роботодавцю обмежити щорічну основну відпустку 24 календарними днями. Невикористані дні понад цей строк не згорають: вони переносяться й мають бути оплачені, зокрема компенсовані при звільненні.
Рішенням Конституційного Суду № 3-р/2026 від 19.05.2026 це обмеження не застосовується до неповнолітніх працівників і осіб з інвалідністю. Вони мають право на повну оплачувану щорічну відпустку: неповнолітні — 31 календарний день, особи з інвалідністю I–II групи — 30, III групи — 26 календарних днів.
Відпустка без збереження заробітної плати за загальним правилом надається за згодою сторін до 15 календарних днів на рік (ст. 26 Закону «Про відпустки»). Під час воєнного стану Закон № 2136-IX дозволяє роботодавцю на прохання працівника надавати таку відпустку і понад цей строк. Це право роботодавця, а не обов'язок, тож дати краще погодити заздалегідь.
Як рахуються дні відпустки
Відпустка обчислюється в календарних днях. Генератор рахує дні з дати початку по дату закінчення включно: з 9 по 22 листопада — це 14 календарних днів.
Чи подовжують відпустку святкові та неробочі дні в період воєнного стану, залежить від чинних правил. Перед поданням заяви уточніть це в кадровика або бухгалтера, щоб дати в заяві й наказі збігалися.
Типові помилки в заяві на відпустку
- Не той відмінок. Адресат пишеться в давальному відмінку («Директору ТОВ «Смачна кава» Коваленку Андрію Петровичу»), заявник — у родовому («офіціанта Шевчук Ірини Олегівни»). Генератор не відмінює ПІБ, тож впишіть їх самі за підказкою під полем.
- Дата кінця раніше за дату початку. Тоді генератор не порахує дні й залишить пропуск.
- Немає дати і підпису. Заява без дати не показує, коли її подано.
- Відпускні для відпустки за свій рахунок. Галочка «Прошу виплатити відпускні» не додається до відпустки без збереження заробітної плати.
Підписання заяви Дія.Підписом на сторінці
Працівнику не обов'язково друкувати заяву. Її можна підписати Дія.Підписом зі смартфона, файловим ключем або Smart ID прямо на цій сторінці. Ключ не покидає браузер, а результат — файл .p7s і PDF-копія з відміткою про підпис. Який спосіб підпису обрати, пояснюємо в статті Дія.Підпис, файловий ключ чи токен.
Щоб надсилати кадрові документи на підпис і бачити статус, зареєструйтеся в еОбіг безкоштовно. Підписати документ за посиланням можна без реєстрації. Більше про електронні кадрові документи — у статті кадрові документи в електронній формі.
Як заповнити документ у генераторі
- Впишіть, кому адресована заява: посаду керівника, назву роботодавця і ПІБ у давальному відмінку.
- Вкажіть, від кого заява: свою посаду і ПІБ у родовому відмінку, а нижче — ПІБ у називному для підпису.
- Оберіть вид відпустки і дати початку й закінчення.
- Додайте причину, якщо просите відпустку без збереження заробітної плати чи навчальну.
- Позначте, чи потрібно виплатити відпускні до початку відпустки, і перевірте дату заяви.
- Скачайте заяву в PDF або Word чи підпишіть її Дія.Підписом на сторінці.
Генератор безкоштовний і працює без реєстрації. Дані форми зберігаються лише у вашому браузері.
Пов'язані кадрові документи
Тривалість відпустки і режим роботи працівника фіксує трудовий договір. Якщо після відпустки працівник вирішив піти, складіть заяву на звільнення — невикористані дні відпустки компенсуються при звільненні.