Акт звірки взаєморозрахунків — це документ, у якому дві компанії чи ФОП порівнюють свої облікові дані: скільки відвантажено, скільки оплачено і хто кому винен на певну дату. Нижче — коли його складати, як читати сальдо, що робити з розбіжностями і як заповнити зразок акта звірки в генераторі за кілька хвилин.
Навіщо потрібен акт звірки
Уявіть кав’ярню, яка щотижня бере зерно в постачальника. За квартал набирається десяток накладних, кілька оплат, одне повернення. Бухгалтер постачальника вважає, що кав’ярня винна 7 870 грн, а власник кав’ярні впевнений, що все сплачено. Акт звірки знімає це питання: обидві сторони бачать один і той самий перелік операцій і підсумок.
Для чого ще його складають:
- закриття року чи кварталу — щоб у звітності не «висіли» старі борги й переплати;
- перед інвентаризацією розрахунків або зміною бухгалтера;
- перед новим договором чи збільшенням кредитного ліміту контрагенту;
- у спорі про борг — як один із доказів того, що сторони погодили суму.
Акт звірки сам по собі не фіксує нову господарську операцію, тому його зазвичай не вважають первинним документом. Це підсумок, який спирається на первинку: видаткові накладні, акти виконаних робіт, платіжні інструкції.
Що є в бланку акта звірки 2026
Обов’язкової форми акта звірки законодавство не встановлює, тож структура усталена практикою. У нашому бланку є:
- сторони — хто складає акт (Сторона 1) і контрагент (Сторона 2), з реквізитами й підписантами;
- дата акта і період звірки — наприклад, з 1 липня по 30 вересня;
- сальдо на початок періоду — плюс означає, що вам винен контрагент, мінус — що винні ви;
- операції — дата, документ (накладна, акт, оплата), сума в дебеті чи кредиті;
- обороти за період і сальдо на кінець — генератор рахує їх автоматично;
- підсумкову фразу — на чию користь заборгованість і в якій сумі, з прописом.
Дебет у акті — це те, що Сторона 1 відвантажила чи надала, кредит — що вона отримала як оплату. Акт складається за даними обліку Сторони 1, а контрагент підписує його або надає свої заперечення.
Як часто робити звірку
Жорсткого графіка закон не встановлює. На практиці:
- щоквартально — з постійними постачальниками й клієнтами, з якими багато операцій;
- раз на рік — перед річною звітністю, з усіма, з ким є відкрите сальдо;
- разово — коли з’явилися сумніви в сумі боргу, перед завершенням співпраці або на вимогу контрагента.
Чим частіше звіряєтесь, тим коротший список операцій і тим легше знайти помилку. Пікова пора — січень: усі закривають рік, тому акти звірки краще підготувати заздалегідь.
Акт звірки і позовна давність
Загальний строк позовної давності — три роки (ст. 257 Цивільного кодексу України). Стаття 264 ЦК передбачає, що перебіг цього строку переривається, якщо боржник вчинив дію, яка свідчить про визнання боргу. Після переривання строк починає спливати заново.
Суди можуть розцінити підписаний акт звірки як таке визнання, але це не відбувається автоматично. Зазвичай мають значення кілька обставин:
- акт підписала уповноважена особа — директор або представник з належними повноваженнями, а не будь-який працівник;
- в акті видно конкретну суму боргу і підстави — документи, з яких вона виникла;
- немає застережень, що підписант не погоджується з сумою.
Тому, якщо акт звірки для вас — частина роботи з дебіторкою, стежте, хто саме його підписує з боку контрагента. У спірних випадках варто порадитися з юристом.
Що робити, якщо є розбіжності
Розбіжності — нормальна річ, для цього звірка й існує. Найчастіші причини:
- накладну чи акт відобразили в іншому періоді, ніж контрагент;
- оплату зараховано не за тим договором або не тій компанії;
- одна сторона не врахувала повернення чи коригування;
- проста описка в сумі.
Контрагент може підписати акт зі своїм варіантом даних або надати письмові заперечення. Далі сторони знаходять документ, через який виникла різниця, і за потреби складають уточнений акт. Не варто підписувати акт «аби був», якщо суми не сходяться: він може знадобитися у спорі.
Електронний акт звірки з підписом КЕП
Акт звірки можна оформити повністю електронно. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» визнає електронні документи, а кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється до власноручного згідно із Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Печатка з 2017 року не обов’язкова.
Прямо на цій сторінці документ можна підписати КЕП: файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID. Ключ і пароль не покидають ваш браузер. Ви отримаєте файл підпису .p7s, у якому документ і підпис зберігаються разом, і PDF-копію з візуальною відміткою про підпис. Як підпис перевіряє друга сторона — у статті як перевірити електронний підпис.
Щоб надіслати акт контрагенту на підпис, бачити статус і зберігати підписані акти в архіві, потрібна безкоштовна реєстрація в еОбіг. Як налагодити такий процес, ми описали в матеріалі про ЕДО для бухгалтера.
Як заповнити акт звірки в генераторі
- Вкажіть сторони: вашу компанію чи ФОП і контрагента, з реквізитами та підписантами.
- Задайте дату акта і період звірки.
- Введіть сальдо на початок періоду: плюс — борг контрагента, мінус — ваш борг.
- Додайте операції за період: дату, документ і суму в дебеті або кредиті.
- Перевірте в прев’ю обороти й сальдо на кінець, які генератор порахував автоматично.
- Скачайте акт звірки у PDF, Word чи Excel або підпишіть його КЕП на сторінці.
Реквізити сторін і чернетка запам’ятовуються у вашому браузері, тож наступний документ з тим самим контрагентом, наприклад рахунок на оплату, заповнюється швидше.