Видаткова накладна — документ, яким постачальник передає товар покупцю, а покупець підтверджує, що отримав його в повному обсязі. Замість шукати порожній бланк видаткової накладної, заповніть генератор вище: постачальник, покупець, товари з кількістю й ціною — і готовий документ у PDF або Word. Нижче — коли накладна потрібна, які реквізити обов'язкові і як бути з довіреністю.
Коли оформлюють видаткову накладну
Накладну складають щоразу, коли товар переходить від одного бізнесу до іншого:
- оптовий постачальник привіз у пекарню борошно, цукор і олію;
- дистриб'ютор відвантажив напої в магазин біля дому;
- ФОП продав партію товару іншому ФОП для перепродажу;
- виробник передав продукцію в мережу кав'ярень.
Для постачальника накладна підтверджує, що товар відвантажено і його можна списати. Для покупця — що товар отримано і його можна оприбуткувати. Якщо пізніше виникне суперечка щодо кількості чи асортименту, підписана накладна стане головним доказом.
Зазвичай ланцюжок такий: договір поставки → рахунок на оплату → видаткова накладна → за потреби товарно-транспортна накладна, якщо товар везе перевізник.
Обов'язкові реквізити: зразок накладної 2026
Обов'язкового бланка видаткової накладної немає: кожен бізнес може використовувати власну форму. Головне — щоб у ній були реквізити первинного документа за ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:
- назва документа, номер і дата;
- назви постачальника й покупця;
- зміст операції: найменування товарів, одиниця виміру, кількість, ціна й сума;
- посади й ПІБ осіб, які відвантажили та отримали товар;
- їхні підписи або КЕП.
Генератор додає й те, що бухгалтеру зручно мати під рукою: місце складання, посилання на договір, ставку ПДВ, загальну суму цифрами та прописом. Одиницю виміру вказуйте для кожної позиції окремо: «міш», «кг», «шт», «л» — так покупцю простіше оприбуткувати товар.
Видаткова накладна у ФОП
ФОП може і виписувати, і отримувати накладні.
ФОП-постачальник виписує накладну, коли продає товар іншому бізнесу. Якщо ви не платник ПДВ, оберіть ставку «0» — податок не виділятиметься. У роздрібному продажу кінцевому покупцю зазвичай достатньо касового чека, накладна там не потрібна.
ФОП-покупець отримує накладну від постачальника. Для магазину чи кав'ярні це основний документ, який підтверджує, звідки взявся товар на полиці. Зберігайте накладні разом з рахунками й договорами поставки.
Накладна і довіреність на отримання товару
Довіреність потрібна, коли товар від імені покупця отримує не керівник, а інша людина: водій, комірник, менеджер. Вона підтверджує, що ця людина має право прийняти товар.
Чи обов'язкова довіреність у кожному випадку — залежить від договору і внутрішніх правил сторін. Багато постачальників вимагають її, щоб не віддати товар випадковій людині. Якщо довіреність є, вкажіть у генераторі її номер і дату — вони з'являться під підписом отримувача.
Хто підписує накладну:
- від постачальника — особа, яка відвантажила товар: директор, комірник, сам ФОП;
- від покупця — особа, яка отримала товар: директор, ФОП або працівник за довіреністю.
Паперову накладну зазвичай складають у двох примірниках — по одному для кожної сторони. Печатка не обов'язкова: з 2017 року ФОП і юридичні особи можуть працювати без неї.
Електронна видаткова накладна з КЕП
Накладну не обов'язково друкувати. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» дозволяє вести первинні документи в електронній формі, а кваліфікований електронний підпис (КЕП) за Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» прирівнюється до власноручного. Електронна накладна з КЕП обох сторін існує в одному примірнику, який мають і постачальник, і покупець. Детальніше — у статті про електронні первинні документи.
Підписати накладну можна прямо на цій сторінці: файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID. Ключ і пароль не покидають браузер. Ви отримаєте файл .p7s (документ і підпис в одному файлі) та PDF-копію з візуальною відміткою про підпис.
Щоб надіслати накладну покупцю на підпис, бачити статус і зберігати документи в архіві, зареєструйтеся в еОбіг безкоштовно. Отриманий від контрагента підпис завжди можна перевірити.
Як заповнити документ у генераторі
- Вкажіть постачальника й покупця: назву, код, адресу, банківські реквізити.
- Заповніть номер, дату й місце складання, за потреби — договір.
- Додайте товари з одиницею виміру, кількістю й ціною.
- Оберіть ставку ПДВ — суми й підсумок прописом порахуються автоматично.
- Вкажіть, хто відвантажив і хто отримав товар, та дані довіреності, якщо вона є.
- Скачайте накладну в PDF, Word чи Excel або підпишіть її КЕП на сторінці.
Шукаєте бланк видаткової накладної в Excel чи Word, щоб правити вручну? Генератор віддає обидва формати: в Excel таблиця товарів уже з підсумками, у Word документ легко доредагувати. Реквізити й чернетка запам'ятовуються в браузері, тож для наступної поставки не треба вводити все заново.
Типові помилки у видатковій накладній
- Кількість у накладній не збігається з фактом. Перерахуйте товар під час приймання до підпису, а не після.
- Немає одиниць виміру. «Борошно — 4» без «міш» чи «кг» створює плутанину в обліку.
- Підписав не той. Товар прийняла людина без довіреності, а потім покупець каже, що нічого не отримував.
- Ціни відрізняються від рахунку. Якщо ціна змінилася, оновіть і рахунок, щоб бухгалтерії сторін не розходилися.
- ПДВ у неплатника. ФОП без реєстрації платником ПДВ не повинен виділяти податок.
Регулярні поставки зручно раз на квартал закривати актом звірки — так розбіжності видно одразу.