Акт виконаних робіт (наданих послуг) — документ, яким виконавець і замовник підтверджують: роботу зроблено, послугу надано, сторони не мають претензій. Вище — генератор, у якому зразок акта виконаних робіт заповнюється за пару хвилин: вводите реквізити й позиції, бачите готовий документ і скачуєте PDF або Word. Нижче пояснюємо, коли акт потрібен, що в ньому має бути і як не помилитися.
Коли потрібен акт виконаних робіт
Акт складають після того, як виконавець закінчив роботу або надав послуги за певний період. Типові ситуації:
- IT-ФОП щомісяця закриває роботу з українською компанією-замовником;
- майстер налаштував касову систему й меню для кав'ярні;
- бухгалтер на аутсорсі надав послуги за квартал;
- підрядник завершив ремонт приміщення.
Для замовника акт — підстава відобразити витрати в обліку. Для виконавця — доказ, що договір виконано і гроші отримано не «просто так». Якщо виникне спір, підписаний акт часто стає головним аргументом. Тому навіть коли договір прямо не вимагає акта, скласти його рекомендовано.
Зазвичай ланцюжок такий: договір → рахунок на оплату → акт → за потреби акт звірки.
Обов'язкові реквізити акта: бланк за законом
Єдиного затвердженого бланка акта виконаних робіт немає — форму можна розробити самостійно. Але акт є первинним документом, тому має містити реквізити зі ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»:
| Реквізит | Як це виглядає в акті |
|---|---|
| Назва документа | «Акт № 15 здачі-приймання виконаних робіт (наданих послуг)» |
| Дата складання | 31.10.2026 |
| Назва того, від чийого імені складено | ФОП або компанія виконавця й замовника |
| Зміст і обсяг операції, одиниця виміру | «Технічна підтримка — 12,5 год» |
| Посади відповідальних осіб | Директор замовника, ФОП-виконавець |
| Підписи або дані, що ідентифікують особу | Власноручні підписи або КЕП |
Генератор уже містить ці поля. Додатково можна вказати номер і дату договору, період робіт і місце складання — це не обов'язково, але допомагає швидко зіставити акт із договором і рахунком.
Акт наданих послуг для ФОП без ПДВ
Більшість ФОП на єдиному податку не є платниками ПДВ. У такому разі в генераторі оберіть ставку ПДВ «0» — підсумок буде без ПДВ, і ніхто не подумає, що ви забули його нарахувати.
Якщо ви зареєстровані платником ПДВ, оберіть 20% або 7% — сума податку й загальна сума, зокрема прописом, порахуються автоматично. Ставку краще звірити з договором і бухгалтером.
Чи зобов'язаний ФОП 3 групи складати акти? Закон не вимагає від єдиноподатника акта на кожну операцію. Але замовник-компанія майже завжди попросить акт для свого обліку, а вам він знадобиться як підтвердження виконаного договору. Детальніше про сценарії для фрилансерів — у статті еОбіг для фрилансерів та IT-ФОП.
Акт виконаних робіт чи акт наданих послуг
На практиці це один документ, різниця — в тому, що саме ви передаєте:
- Роботи мають відчутний результат: зроблений ремонт, змонтоване обладнання, розроблений і переданий сайт.
- Послуги — це дія без окремого матеріального результату: консультації, супровід, навчання, техпідтримка.
У Цивільному кодексі це різні види договорів — підряд і надання послуг. Назву акта краще узгодити з назвою договору. Шаблон у генераторі універсальний: заголовок «Акт здачі-приймання виконаних робіт (наданих послуг)» підходить для обох випадків. Іноді такий документ називають актом приймання-передачі послуг — суть та сама.
Електронний акт з КЕП: підпишіть прямо на сторінці
Паперовий акт не обов'язковий. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» дозволяє складати первинні документи в електронній формі, а за Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного. Тож акт, підписаний КЕП обох сторін, — повноцінний оригінал, а не копія для друку.
Після заповнення акт можна одразу підписати КЕП на цій сторінці: файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID. Ключ і пароль не покидають ваш браузер. Ви отримаєте файл .p7s (документ і підпис в одному файлі) та PDF-копію з візуальною відміткою про підпис.
Щоб надіслати акт замовнику на підпис, бачити, чи він його підписав, і зберігати акти в архіві, зареєструйтеся в еОбіг — це безкоштовно. Покроковий сценарій описано в статті акт виконаних робіт онлайн для ФОП.
Як заповнити документ у генераторі
- Вкажіть виконавця й замовника: назву, код, адресу, банківські реквізити, підписанта.
- Заповніть номер, дату й місце складання акта, за потреби — договір і період робіт.
- Додайте роботи чи послуги з одиницею виміру, кількістю й ціною.
- Оберіть ставку ПДВ і залиште або зніміть позначку «Замовник претензій не має».
- Перевірте прев'ю та скачайте акт у PDF або Word.
- Підпишіть акт КЕП на сторінці або зареєструйтеся, щоб надіслати його замовнику.
Реквізити й чернетка запам'ятовуються в браузері, тож наступного місяця не доведеться вводити все заново. А з тими самими сторонами можна одразу створити рахунок чи інший документ.
Типові помилки в акті
- Назви сторін не збігаються з договором. «ФОП Петренко» замість повного ПІБ або стара назва компанії після перейменування.
- Сума в акті не дорівнює рахунку. Якщо обсяг змінився, оновіть і рахунок, щоб не було розбіжностей в обліку.
- Розмита назва послуги. «Послуги за жовтень» гірше, ніж «Розробка модуля звітності, 40 год» — конкретика знімає питання в разі перевірки чи спору.
- Немає періоду або дати. Акт без дати складно прив'язати до звітного періоду.
- Підписав не той. Від компанії має підписувати директор або особа з повноваженнями — за статутом чи довіреністю.
- Помилка зі ставкою ПДВ. Неплатник ПДВ не повинен виділяти податок в акті.
Підписаний акт зберігайте разом із договором і рахунком. Про строки й формат зберігання — у статті скільки зберігати електронні документи.