Інвойс (invoice) — рахунок, який виконавець виставляє іноземному клієнту за товари чи послуги. Генератор вище створює зразок інвойсу одразу двома мовами — українською та англійською: вводите свої дані, клієнта-нерезидента, послуги й валюту, і за пару хвилин отримуєте документ у PDF або Word. Нижче пояснюємо, що таке інвойс, коли він замінює акт і як його правильно оформити ФОП, який експортує послуги.
Що таке інвойс простими словами
Інвойс — це рахунок у міжнародній практиці. Він каже клієнту: хто надав послугу, що саме, скільки це коштує, у якій валюті й на який рахунок платити.
В Україні з інвойсами найчастіше працюють:
- IT-ФОП, які розробляють софт для клієнтів з ЄС, США чи Великої Британії;
- дизайнери, перекладачі, маркетологи на фрилансі з іноземними замовниками;
- компанії, що експортують товари чи послуги.
Чим інвойс відрізняється від звичних українських документів:
| Рахунок на оплату | Акт виконаних робіт | Інвойс | |
|---|---|---|---|
| Для кого | Український контрагент | Український контрагент | Клієнт-нерезидент |
| Мова | Українська | Українська | Зазвичай двомовний |
| Валюта | Гривня | Гривня | USD, EUR, інша валюта |
| Що підтверджує | Суму до сплати | Факт надання послуг | Суму до сплати, а за домовленістю — і факт надання послуг |
Для розрахунків з українськими клієнтами краще підійдуть рахунок на оплату та акт виконаних робіт.
Інвойс як рахунок і акт одночасно
У звичайній схемі виконавець виставляє рахунок, отримує оплату, а потім підписує з клієнтом акт. З іноземним клієнтом такий порядок незручний: у нього немає українського КЕП, а підписувати й пересилати паперовий акт через кордон — довго.
Тому для зовнішньоекономічних операцій з надання послуг ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» допускає, що первинним документом може бути рахунок (інвойс), який підтверджує факт надання послуг. На практиці це працює так: в інвойсі є умова, що оплата означає прийняття послуг без претензій. Клієнт платить — і цей платіж разом з інвойсом підтверджує, що послугу надано.
У генераторі за це відповідає позначка «Оплата = підтвердження надання послуг». Якщо вона ввімкнена, в інвойс додається двомовна фраза: оплата підтверджує, що послуги надано в повному обсязі, а сам документ є одночасно рахунком і актом. Рекомендовано, щоб такий порядок був узгоджений і в договорі з клієнтом. Якщо ж договір вимагає окремого акта — складіть його додатково.
Інвойс для ФОП-айтішника: типовий сценарій
Олена — ФОП, розробниця. Вона працює з німецькою компанією за погодинною ставкою 35 євро. Щомісяця:
- рахує години за місяць — наприклад, 120;
- створює інвойс: «Software development services, October 2026», 120 год × 35 EUR;
- надсилає клієнту PDF;
- отримує оплату на валютний рахунок;
- зберігає інвойс і банківську виписку як підтвердження доходу.
Наступного місяця Олена відкриває генератор, і її реквізити вже на місці — вони запам'ятовуються в браузері. Лишається змінити номер, дату й кількість годин. Більше про роботу фрилансера з документами — у статті еОбіг для фрилансерів та IT-ФОП.
Порахувати дохід у гривні для податкової звітності допоможе бухгалтер: правила перерахунку валютних надходжень залежать від вашої системи оподаткування.
Мова і валюта інвойсу
Мова. Шаблон двомовний: кожен блок має українську й англійську колонку. Українська частина потрібна для вашого обліку, англійська — для клієнта і його бухгалтерії. Назву ФОП, адресу й опис послуг англійською вводьте латиницею так, як вони вказані у вашому договорі та банківських документах.
Валюта. Оберіть валюту з переліку: USD, EUR, GBP або PLN. Вона має збігатися з валютою договору. В одному інвойсі — одна валюта, і всі ціни та суми вказуються саме в ній.
Банківські реквізити. Для валютного переказу вкажіть IBAN, назву банку й SWIFT-код. Якщо ваш банк працює через банк-кореспондент, додайте його реквізити — так платіж не загубиться дорогою.
Підпис інвойсу і КЕП
Клієнт-нерезидент інвойс зазвичай не підписує — його згода виражається оплатою. Підпис ставить виконавець.
Підписати інвойс можна прямо на цій сторінці кваліфікованим електронним підписом: файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID. Ключ і пароль не покидають браузер. Ви отримаєте файл .p7s (документ і підпис в одному файлі) — його варто зберегти для свого обліку — і PDF-копію з візуальною відміткою про підпис, яку зручно надіслати клієнту. Що таке КЕП і чим він відрізняється від інших підписів — у матеріалі що таке кваліфікований електронний підпис.
Якщо іноземний клієнт хоче підписати договір чи інший документ електронно, формат підпису краще узгодити заздалегідь — про це в статті як укласти договір в електронній формі. Щоб надсилати документи на підпис, відстежувати статус і зберігати їх в архіві, зареєструйтеся в еОбіг безкоштовно.
Як заповнити документ у генераторі
- Вкажіть свої дані українською та англійською: ПІБ або назву, код, адресу.
- Додайте клієнта-нерезидента: назву, адресу й реєстраційний номер.
- Заповніть номер, дату, строк оплати й валюту, за потреби — договір.
- Опишіть послуги двома мовами, вкажіть кількість і ціну.
- Внесіть банківські реквізити з IBAN і SWIFT та залиште позначку «Оплата = підтвердження надання послуг».
- Скачайте інвойс у PDF чи Word або підпишіть його КЕП на сторінці.
Типові помилки в інвойсі
- Валюта не збігається з договором. Договір у євро, а інвойс у доларах — питання виникнуть і в банку, і в клієнта.
- Різне написання імені. Латиниця в інвойсі має збігатися з договором і даними банку.
- Немає SWIFT або реквізитів банку-кореспондента. Платіж може затриматися або повернутися.
- Розмитий опис. «Services» гірше, ніж «Software development services, October 2026» — конкретика допомагає і банку, і вашому обліку.