Дефектний акт — документ, у якому комісія фіксує, що саме зламалося в обладнанні, техніці чи приміщенні, чому це сталося і які роботи потрібні для ремонту. Нижче — зразок дефектного акта на ремонт обладнання з прикладами з ресторанів і кав’ярень, пояснення, хто його складає, і покрокова інструкція для генератора.
Для чого потрібен дефектний акт
Поломка кавомашини в розпал ранкового потоку — неприємність, яку знає кожен власник кав’ярні. Майстер приїхав, щось замінив, виставив рахунок. А через пів року бухгалтер питає: що саме ламалося, чому і на якій підставі заплатили за запчастини? Дефектний акт відповідає на ці питання.
Його складають, щоб:
- зафіксувати стан об’єкта на конкретну дату, до початку ремонту;
- обґрунтувати витрати на ремонт, запчастини й матеріали;
- погодити обсяг робіт з підрядником ще до того, як він їх виконає;
- прийняти рішення — ремонтувати, звертатися за гарантією чи списувати;
- мати доказ у спорі з постачальником обладнання або сервісом.
Після ремонту підрядник зазвичай оформлює акт виконаних робіт, і разом із дефектним актом це дає повну картину: що було зламано і що зроблено.
Чи є обов’язкова форма дефектного акта
Для більшості бізнесів єдиної обов’язкової форми немає, тому зразок дефектного акта можна адаптувати під себе. Головне — щоб з документа було зрозуміло, хто, коли і що встановив: назва документа, дата, організація, опис об’єкта і дефектів, посади й підписи відповідальних осіб. Тут зручно орієнтуватися на загальні вимоги до первинних документів зі ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
У нашому бланку дефектного акта є:
- організація і, за потреби, гриф «Затверджую» з посадою та ПІБ керівника;
- комісія — голова і члени;
- номер, дата й місце складання акта;
- об’єкт огляду — назва, інвентарний чи заводський номер, місцезнаходження, дата введення в експлуатацію;
- дата огляду;
- таблиця дефектів — опис, причина виникнення, необхідні роботи, матеріали й запчастини;
- висновок комісії — підлягає ремонту, підлягає гарантійному ремонту або ремонт економічно недоцільний і об’єкт підлягає списанню.
Хто складає дефектний акт і хто входить до комісії
Акт складає комісія, яку призначає керівник. Склад залежить від розміру бізнесу:
- у невеликій кав’ярні — керуючий закладом як голова, бариста чи шеф-кухар, який працює з обладнанням, і запрошений технік сервісної компанії;
- у ресторані чи мережі — керуючий, шеф-кухар, головний інженер або технік, іноді бухгалтер;
- у ФОП без працівників — власник разом із майстром, який робить діагностику.
Добре, коли до комісії входить людина, яка розуміється на техніці: тоді причина поломки описана фахово, а не «перестала працювати». Якщо комісії як такої немає, акт підписують ті, хто фактично проводив огляд.
Дефектний акт на ремонт обладнання: приклади з ресторанів
Ось як може виглядати таблиця дефектів для типового обладнання HoReCa.
Кавомашина професійна, 2 групи.
Дефект: не нагрівається бойлер. Причина: вихід з ладу нагрівального елемента. Роботи: заміна ТЕНа, перевірка реле тиску.
Дефект: протікає група № 2. Причина: знос ущільнювача. Роботи: заміна ущільнювача, чистка групи.
Пароконвектомат на 6 рівнів.
Дефект: не генерується пара, на дисплеї помилка. Причина: накип у парогенераторі через недостатню водопідготовку. Роботи: декальцинація парогенератора, заміна датчика рівня води, перевірка фільтра.
Холодильна вітрина для десертів.
Дефект: температура в камері не опускається нижче +12 °C. Причина: витік холодоагенту, забруднений конденсатор. Роботи: пошук і усунення витоку, заправка холодоагентом, чистка конденсатора.
Чим точніше описана причина, тим простіше потім вирішити, хто платить за ремонт: якщо поломка через знос — це звичайні витрати, якщо через заводський дефект — привід звернутися за гарантією, якщо через порушення експлуатації — привід переглянути інструкції для персоналу.
Дефектний акт і списання
Буває, що ремонт коштує майже як нове обладнання. Тоді комісія у висновку зазначає, що ремонт економічно недоцільний і об’єкт підлягає списанню. Дефектний акт у такому разі стає підставою для рішення про списання, а саме списання оформлюють окремим актом за правилами обліку основних засобів у вашій компанії.
Для списання особливо важливо вказати інвентарний номер, дату введення в експлуатацію і чітку причину непридатності — ці дані знадобляться бухгалтеру.
Електронний дефектний акт з підписом КЕП
Дефектний акт можна оформити й підписати електронно. Закон «Про електронні документи та електронний документообіг» визнає електронні документи, а кваліфікований електронний підпис (КЕП) прирівнюється до власноручного згідно із Законом «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги». Про це докладніше — у статті про юридичну силу електронного підпису.
Прямо на цій сторінці акт можна підписати КЕП: файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID — що зручніше, читайте в порівнянні Дія.Підпис, файловий ключ чи токен. Ключ і пароль не покидають браузер. Ви отримаєте файл підпису .p7s і PDF-копію з відміткою про підпис. Щоб надіслати акт іншим членам комісії чи сервісній компанії на підпис і зберігати документи в архіві, потрібна безкоштовна реєстрація в еОбіг.
Як заповнити дефектний акт у генераторі
- Вкажіть організацію, а за потреби — хто затверджує акт.
- Додайте голову і членів комісії.
- Заповніть номер, дату й місце складання акта.
- Опишіть об’єкт: назву, інвентарний номер, місцезнаходження, дату введення в експлуатацію та дату огляду.
- Внесіть дефекти, їхні причини та необхідні роботи, оберіть висновок комісії.
- Скачайте акт у PDF чи Word або підпишіть його КЕП на сторінці.
Реквізити й чернетка зберігаються у вашому браузері. Якщо ви — сервісна компанія, після ремонту можна одразу створити для клієнта рахунок на оплату або акт виконаних робіт з тими самими реквізитами.