Рахунок на оплату — документ, яким постачальник повідомляє покупцю, скільки, кому і за що треба заплатити. У генераторі вище зразок рахунку на оплату заповнюється за кілька хвилин: реквізити постачальника з IBAN, покупець, товари чи послуги — і готовий бланк у PDF або Word. Нижче розбираємо, чим рахунок відрізняється від рахунку-фактури та інвойсу, і як скласти його без помилок.
Рахунок, рахунок-фактура та інвойс: у чому різниця
Ці назви часто плутають. Коротко:
| Документ | Що це | Коли використовують |
|---|---|---|
| Рахунок на оплату | Пропозиція оплатити товар чи послугу за вказаними реквізитами | Розрахунки між українськими ФОП і компаніями |
| Рахунок-фактура | Те саме, що рахунок на оплату; назва лишилася з давніших бланків | Трапляється в документообігу деяких компаній, особливо в поставках |
| Інвойс | Рахунок у міжнародній торгівлі, зазвичай двомовний і у валюті | Експорт послуг чи товарів, клієнт-нерезидент |
Тож якщо контрагент просить «рахунок-фактуру», найчастіше він має на увазі звичайний рахунок на оплату. Не плутайте його з податковою накладною — це зовсім інший документ, який платники ПДВ реєструють в електронному реєстрі.
Для клієнтів з-за кордону скористайтеся генератором двомовного інвойсу — у ньому є валюта, SWIFT і англійський текст.
Чи є рахунок первинним документом
Зазвичай ні. Первинний документ фіксує факт господарської операції: товар передано, послугу надано. Рахунок лише показує суму, яку треба сплатити, — сам по собі він не підтверджує, що поставка чи послуга відбулася.
Тому після оплати рахунку зазвичай оформлюють:
- акт виконаних робіт — якщо надавали послуги;
- видаткову накладну — якщо продавали товар.
Буває, що сторони домовляються в договорі, що оплата рахунку означає прийняття послуг. Як у такому разі оформлювати облік, рекомендовано звірити з бухгалтером.
Приклад ланцюжка для кав'ярні: постачальник кави виставляє рахунок на 10 кг зерна з доставкою, кав'ярня оплачує, а разом із товаром отримує видаткову накладну.
Рахунок на оплату для ФОП без ПДВ
Якщо ви ФОП-неплатник ПДВ, не позначайте в реквізитах «платник ПДВ» і оберіть ставку «0». Тоді в рахунку буде відмітка «Не є платником ПДВ», а в призначенні платежу — «без ПДВ». Покупцю одразу зрозуміло, що податок не виділяється.
Платникам ПДВ варто позначити це в реквізитах постачальника і вказати ІПН. Генератор додасть у рахунок рядок «платник ПДВ», порахує суму податку за обраною ставкою (20% або 7%) і виведе загальну суму прописом.
Рахунок можна виставити не лише бізнесу, а й фізособі — наприклад, клієнтові, який замовив у вас послугу. Для фізособи зазвичай достатньо ПІБ.
Призначення платежу: як сформулювати
Призначення платежу покупець переносить у платіжну інструкцію, і саме його бачать банк, бухгалтер і податкова. Добре призначення відповідає на три питання: за що, на якій підставі і чи є ПДВ.
Приклади:
- «Оплата згідно з рахунком № 245 від 06.10.2026, у т.ч. ПДВ 1 000,00 грн»
- «Оплата за налаштування POS-системи згідно з договором № 07/26, без ПДВ»
Якщо залишити поле порожнім, генератор підставить «Оплата згідно з рахунком № …» і відмітку про ПДВ. Не пишіть розмито на кшталт «за товар» чи «поповнення» — нечітке призначення може викликати в банку додаткові питання.
Шаблон рахунку з підписом КЕП
Закон не вимагає обов'язково підписувати рахунок, але підписаний документ виглядає надійніше і менше викликає сумнівів у бухгалтерії покупця. У шаблоні є рядок «Виписав(ла)» з ПІБ і посадою.
Підписати рахунок можна прямо на цій сторінці — кваліфікованим електронним підписом (КЕП): файловим ключем, Дія.Підписом або Smart ID. Ключ і пароль не покидають браузер. Результат — файл .p7s (рахунок і підпис в одному файлі) та PDF-копія з візуальною відміткою про підпис, яку зручно переслати клієнтові.
Щоб надсилати рахунки контрагентам через систему, бачити, чи їх відкрили й підписали, і зберігати все в архіві, зареєструйтеся в еОбіг безкоштовно. Як налагодити такий обмін — у статті обмін документами з контрагентами онлайн.
Як заповнити документ у генераторі
- Вкажіть постачальника: назву, код, адресу, IBAN і банк.
- Додайте покупця — компанію, ФОП або фізособу.
- Заповніть номер, дату рахунку й термін оплати, за потреби — договір і призначення платежу.
- Внесіть товари чи послуги з кількістю й ціною та оберіть ставку ПДВ.
- Перевірте прев'ю та скачайте рахунок у PDF або Word.
- Підпишіть рахунок КЕП на сторінці або створіть за ним наступний документ.
Реквізити й чернетка зберігаються в браузері. Коли товар відвантажено чи послугу надано, з тими самими сторонами можна одразу створити накладну чи акт — без повторного введення.
Скільки діє рахунок і типові помилки
Закон не встановлює строку дії рахунку. Його визначає постачальник: для цього є поле «Оплатити до». Якщо покупець не встиг, ціну й наявність краще уточнити — постачальник може виставити новий рахунок.
Найчастіші помилки:
- Помилка в IBAN. Перевірте номер рахунку посимвольно — гроші підуть не туди або повернуться.
- ПДВ у неплатника. ФОП без реєстрації платником ПДВ не повинен виділяти податок.
- Сума цифрами не збігається з сумою прописом. У генераторі сума прописом рахується автоматично, тож ця проблема зникає.
- Немає номера чи дати. Без них рахунок складно знайти й прив'язати до оплати.
Більше про те, як малому бізнесу перевести рахунки й акти в електронний вигляд, — у матеріалі ЕДО для малого бізнесу і ФОП.